Datenschutzerklärung

 

Teil 1: Datenschutzerklärung für Endkunden (Kunden der Nutzer, die mit Helferlain interagieren)

 

Stand: 02. März 2025

 

1. Verantwortlicher

 

Eduard Jablonski, c/o MDC Management#823, Welserstraße 3, 87463 Dietmannsried, E-Mail: info@helferlain.com. Bei Datenschutzfragen können Sie sich an info@helferlain.com wenden.

 

2. Datenverarbeitung durch Helferlain

 

Wenn Sie mit Helferlain auf der Website eines unserer Nutzer (z. B. eines Unternehmens) interagieren, verarbeiten wir folgende Daten im Auftrag des Nutzers:

 

• Lead-Daten (z. B. Name, Telefonnummer, Anliegen): Falls Sie Leads oder Rückrufwünsche hinterlassen, werden diese Daten im Chat erfasst und unmittelbar per E-Mail über Make.com an das Unternehmen weitergeleitet, das Helferlain nutzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung).

 

Lead-Daten werden 7 Tage in unseren Systemen (z. B. gesendete E-Mails) gespeichert und danach automatisch und unwiderruflich gelöscht. Chatlogs (Dokumentation der Nachrichten) werden serverseitig 24 Stunden gespeichert und danach gelöscht. Die weitergeleiteten Lead-Daten bleiben dem Unternehmen per E-Mail dauerhaft verfügbar. Die weitere Speicherung und Verarbeitung durch das Unternehmen, auf dessen Website Sie mit Helferlain interagieren, liegt in dessen Verantwortung und unterliegt dessen Datenschutzrichtlinien.

 

3. Weitergabe an Dritte

 

Ihre Daten werden an folgende technische Dienstleister weitergegeben, die uns unterstützen:

 

• Chatwith (Bereitstellung und Speicherung der Chatbots, temporäre Erfassung von Chatlogs)

 

• Make.com / Zapier (Webhooks für die sofortige Weiterleitung von Lead-Daten per E-Mail)

 

• Zoho Mail (Versand von Kontaktanfragen an das Unternehmen, das Helferlain auf seiner Website nutzt)

 

Datenübertragungen an US-Dienstleister (z. B. Chatwith, Zoho) erfolgen auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Dabei stellen diese Dienstleister sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen für die Datenverarbeitung bestehen.

 

4. Speicherdauer

 

Chatlogs (Dokumentation der Nachrichten) werden serverseitig bei Chatwith 24 Stunden gespeichert und dann automatisch gelöscht. In offenen Chat-Sessions bleibt der Gesprächsverlauf im Browser des Endkunden sichtbar, bis die Session durch Inaktivität geschlossen oder der Browser-Cache gelöscht wird. Gelöschte Chatlogs können serverseitig innerhalb von 30 Tagen durch das Senden einer neuen Nachricht in derselben Konversation automatisch wiederhergestellt werden. Rückrufwünsche und Lead-Daten werden unmittelbar über Make.com per E-Mail an das Unternehmen weitergeleitet und 7 Tage in unseren Systemen (z. B. gesendete E-Mails) gespeichert, danach automatisch gelöscht. Diese Daten bleiben dem Unternehmen per E-Mail dauerhaft verfügbar, unabhängig von unserer Löschung, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder vertragliche Vereinbarungen mit dem Nutzer etwas anderes vorsehen.

 

5. Ihre Rechte

 

Sie haben folgende Rechte, sofern personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden und Sie sich entsprechend identifizieren können:

 

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir bei anonymen Chat-Interaktionen ohne Registrierung keine personenbezogenen Daten zuordnen können.

 

• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Falls wir personenbezogene Daten gespeichert haben, können Sie deren Berichtigung verlangen. Dieses Recht ist für anonyme Chat-Interaktionen in der Regel nicht anwendbar, da keine dauerhafte personenbezogene Speicherung erfolgt. Falls Sie eine Kontaktanfrage gestellt haben, können Sie sich direkt an das Unternehmen wenden, das Ihre Daten erhalten hat.

 

• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Bei anonymen Chat-Interaktionen ist eine Löschung nicht erforderlich, da keine dauerhafte personenbezogene Speicherung erfolgt.

 

• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, sofern sie noch nicht verarbeitet oder weitergeleitet wurden. Bitte beachten Sie, dass bei einer automatisierten Weiterleitung (z. B. durch E-Mail-Versand an das Unternehmen) eine nachträgliche Einschränkung technisch nicht mehr möglich ist. Falls Sie Ihre Daten nachträglich löschen lassen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an das Unternehmen, das den Chatbot nutzt.

 

• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Falls Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeitet werden, können Sie der Verarbeitung widersprechen. Dieses Recht ist für Chat-Interaktionen in der Regel nicht anwendbar, da die Verarbeitung auf Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) beruht. Falls Sie keine Verarbeitung wünschen, können Sie den Chatbot einfach nicht nutzen.

 

• Datenübertragbarkeitsrecht (Art. 20 DSGVO): Falls wir personenbezogene Daten von Ihnen gespeichert haben, können Sie diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten. Da Chatbot-Interaktionen in der Regel anonym erfolgen, ist dieses Recht für anonyme Nutzer nicht anwendbar.

 

Anfragen richten Sie bitte an info@helferlain.com. Zudem haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten nicht datenschutzkonform verarbeitet werden.

 

6. Sicherheit

 

Ihre Daten werden durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt, z. B. durch verschlüsselte Übertragung (SSL), Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen.

 

7. Keine Cookies oder Tracking-Technologien

 

Helferlain verwendet keine Cookies, Analyse-Tools oder Tracking-Technologien. Es werden keine personenbezogenen Daten von Website-Besuchern gespeichert, die nicht direkt im Chat eingegeben werden.

 

8. Aktualisierung der Datenschutzerklärung

 

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte rechtliche oder technische Bedingungen anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie unter www.helferlain.com/impressum_datenschutz.

 

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Teil 2: Datenschutzerklärung für Nutzer (Gewerbetreibende, die Helferlain nutzen)

 

Stand: 02. März 2025

 

1. Verantwortlicher

 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen des Dienstes Helferlain ist:
Eduard Jablonski
c/o MDC Management#823
Welserstraße 3
87463 Dietmannsried
E-Mail: info@helferlain.com
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

 

2. Verarbeitung von Nutzerdaten

 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer gewerblichen Nutzer zur Bereitstellung und Abwicklung des Helferlain-Dienstes.

 

Vertragsdaten:

 

• Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse

 

• Zahlungsinformationen (z. B. über Stripe)

 

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung)

 

Konfigurationsdaten:

 

• Dokumente (FAQs, Produktbeschreibungen, AGB), die zur Konfiguration des Chatbots hochgeladen werden

 

• Diese Daten werden ausschließlich für die Einrichtung des Chatbots verwendet und innerhalb von 48 Stunden nach Implementierung unwiderruflich gelöscht.

 

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung)

 

Verarbeitung von Endkundendaten im Auftrag des Nutzers:

 

• Chatlogs (Dokumentation der Nachrichten) werden serverseitig bei Chatwith 24 Stunden gespeichert und danach gelöscht.

 

• Lead-Daten (z. B. Name, Telefonnummer, Anliegen wie Rückrufwünsche) werden im Chat erfasst, unmittelbar über Make.com per E-Mail an den Nutzer weitergeleitet und 7 Tage in unseren Systemen (z. B. gesendete E-Mails) gespeichert, danach gelöscht.

 

• Zweck: Bearbeitung von Anfragen, Weiterleitung an den Nutzer

 

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) & Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Nachweisführung)
  Die per E-Mail übermittelten Daten bleiben Ihnen dauerhaft verfügbar. Der Nutzer bleibt für die datenschutzkonforme Verarbeitung der Endkundendaten verantwortlich.

 

3. Weitergabe an Dritte

 

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir folgende technische Dienstleister ein:

 

• Chatwith (Bereitstellung und Speicherung der Chatbot-Logs)

 

• Make.com & Zapier (Webhooks für die automatisierte Weiterleitung von Lead-Daten per E-Mail)

 

• Zoho (E-Mail-Versand für weitergeleitete Leads)

 

• Stripe (Zahlungsabwicklung für Abonnements)

 

• Dropbox (Bereitstellung des Upload-Links für Konfigurationsdaten)
  Datenübertragungen an US-Dienstleister (z. B. Chatwith, Zoho) erfolgen auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

 

4. Speicherdauer

 

• Vertragsdaten: Werden bis zu 10 Jahre gespeichert, um steuer- und handelsrechtliche Pflichten zu erfüllen (§ 147 AO).

 

• Konfigurationsdaten: Werden innerhalb von 48 Stunden nach der Implementierung gelöscht.

 

• Chatlogs und Lead-Daten: Chatlogs werden serverseitig bei Chatwith 24 Stunden gespeichert und dann automatisch gelöscht; in offenen Chat-Sessions bleibt der Gesprächsverlauf im Browser des Endkunden sichtbar, bis die Session durch Inaktivität geschlossen oder der Browser-Cache gelöscht wird. Gelöschte Chatlogs können serverseitig innerhalb von 30 Tagen durch das Senden einer neuen Nachricht in derselben Konversation automatisch wiederhergestellt werden. Lead-Daten und Rückrufwünsche werden unmittelbar über Make.com per E-Mail an den Nutzer weitergeleitet und 7 Tage in unseren Systemen (z. B. gesendete E-Mails) gespeichert, danach gelöscht. Diese Daten bleiben Ihnen per E-Mail dauerhaft verfügbar. Falls der Nutzer eine längere Speicherung von Chatlogs oder Leads benötigt, liegt die Verantwortung bei ihm.

 

5. Ihre Rechte als Betroffener (B2B-Nutzer)

 

Sie haben folgende Rechte:

 

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können eine Übersicht über die gespeicherten Daten anfordern. Beachten Sie, dass Chatlogs nach 24 Stunden und Lead-Daten nach 7 Tagen bei uns gelöscht sind; danach können wir nur noch über die per E-Mail übermittelten Daten Auskunft geben.

 

• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Vertrags- oder Konfigurationsdaten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

 

• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Korrektur fehlerhafter Daten verlangen.

 

• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Falls eine Verarbeitung strittig ist, kann die Nutzung der Daten temporär eingeschränkt werden.

 

• Datenübertragbarkeitsrecht (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Vertrags- und Konfigurationsdaten in einem strukturierten Format erhalten.

 

• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Falls Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeitet werden, können Sie widersprechen.
  Anfragen richten Sie bitte an info@helferlain.com. Beschwerden können Sie bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten nicht DSGVO-konform verarbeitet werden.

 

6. Sicherheit & Schutzmaßnahmen

 

Wir schützen Ihre Daten durch:

 

• SSL-Verschlüsselung für sichere Datenübertragungen

 

• Zugriffskontrollen für sensible Daten

 

• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen
  Da einige unserer Dienstleister in den USA ansässig sind (z. B. Chatwith, Zoho), setzen wir auf Standardvertragsklauseln gemäß DSGVO.

 

7. Keine Cookies oder Tracking-Technologien

 

Helferlain verwendet keine Cookies, Analyse-Tools oder Tracking-Technologien. Es werden keine personenbezogenen Daten von Website-Besuchern gespeichert, die nicht direkt im Chat eingegeben werden.

 

8. Änderungen der Datenschutzerklärung

 

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an neue rechtliche oder technische Anforderungen anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie unter www.helferlain.com/impressum_datenschutz.